สวัสดีครับ LIvingbooker วันนี้พูดคุยในเรื่องปัจจัยในการเลือกโปรแกรมอพาร์ทเม้นท์ หอพัก หรือ โปรแกรมสำหรับธุรกิจให้เช่าห้องพักกันครับ จริงๆแล้วก็สามารถใช้ได้สำหรับการเลือกระบบงานอื่นก็ได้ครับ
แน่นอนว่าในปัจจุบันนี้ลักษณะของโปรแกรมโดยส่วนใหญ่จะแบ่งออกแบบเข้าใจง่ายๆด้วยกัน 2 แบบครับ คือ
1. โปรแกรมที่ต้องลง Install บน window , desktop
2. โปรแกรมที่สามารถใช้งานผ่านเว็บ Browser ได้ เช่นพวก gmail, facebook
ทั้ง 2 แบบนั้นมีทั้งข้อดีข้อเสียที่แตกต่างกันครับ เราได้เคยคุยเรื่องนี้กันไปแล้วในหัวข้อ
ข้อดีข้อเสียโปรแกรมที่ให้บริการในรูปแบบออนไลน์
แต่ในอีก 8 ปัจจัยในการจะเลือกนำโปรแกรมมาใช้งานในธุรกิจของคุณนั้น ควรมองสิ่งต่างๆเหล่านี้ครับ
1. ฟังก์ชั่นการทำงานและข้อจำกัด
คำถามในใจง่ายๆเวลาคนกำลังหาโปรแกรมมาช่วยงานก็คือ มันทำงานอะไรได้บ้าง? และ มีข้อจำกัดอะไรตรงไหนบ้าง? หลายๆ คร้ังที่เรามักจะเห็น Package การขายโปรแกรมที่ระบุความสามารถที่ไม่เท่าเทียมกันในแต่ละ Package ทำให้เราอาจจะต้องดูรายละเอียดและทำความเข้าใจเพื่อให้สามารถตัดสินใจได้ว่าโปรแกรมนั้นเหมาะสมกับระบบเราหรือไม่ สิ่งสำคัญคือ คุณต้องได้ลองใช้จริงๆ เพราะโปรแกรมต่างๆนั้นได้ถูกออกแบบมาแตกต่างกัน ดังนั้นควรที่เลือกโปรแกรม หรือ ระบบที่คุณสามารถ ทดสอบการใช้งานได้ครับ อย่างหลงเชื่อเพียงแค่คำประกอบการขายในหน้าเว็บไซต์หรือคนที่กำลังนำเสนอคุณครับ
2. การบริการหลังการขาย
แน่นอนคำถามง่ายๆในใจคือซื้อมาแล้ว ดูแลยังไง ใช้ไม่เป็นถามใคร และ คิดค่าใช้จ่ายอย่างไรเวลามีปัญหา ข้อนี้เรียกได้ว่า อยู่ที่ความคาดหวังของแต่ละคนครับว่าเราคาดหวังบริการขนาดไหนหลังจากที่เราเลือกใช้โปรแกรมไปแล้วครับ แต่ปกติผู้ให้บริการควรมีช่องทางการสื่อสารชัดเจน และ รับฟังความคิดเห็นของผู้ใช้บริการเป็นหลัก และต้องพร้อมพัฒนาและปรับปรุงให้กับลูกค้าครับ
3. คุณภาพของโปรแกรม
เราจะรู้ได้ยังไงว่าโปรแกรมนั้นมีคุณภาพหรือเปล่า? เราก็ต้องสอบถามและตรวจสอบข้อมูลกับผู้ให้บริการว่ามีการวางระบบเป็นอย่างไร และมีการทดสอบโปรแกรมหรือมีผู้ใช้งานมาเป็นเวลานานแค่ไหนครับ โดยปกติระบบที่มีคุณภาพนั้นจะต้องผ่านกระบวนการทดสอบการทำงานมาก่อนครับ ก่อนที่จะนำมาให้เราใช้ และควรมีการพัฒนาในลักษณะการป้องกันการ Hack หรือผ่านการตรวจสอบในส่วน Security มาแล้วครับ
4. UI หรือ หน้าตาการใช้งาน
แน่นอนว่าขึ้นอยู่กับความชอบของแต่ละคน แต่อย่าลืมว่าโปรแกรมนั้นคนใช้ต้องใช้งานบ่อย ดังนั้นการใช้งานและสีสันควรทำออกมาให้สามารถใช้งานได้รวดเร็ว ง่าย และสบายตาครับ
5. การสำรองข้อมูลระบบ
เป็นสิ่งสำคัญที่ไม่พูดถึงไม่ได้เลยครับ เราจะมั่นใจได้ยังไงว่าวันนึงใช้ๆงานไปข้อมูลเหล่านั้นจะยังอยู่และสามารถดึงกลับมาใช้ได้กรณีที่มีปัญหาได้อย่างง่ายไม่ต้องหาช่างเทคนิคมาช่วยดูและเสียค่าบริการเพิ่มเติม เพราะจริงๆแล้วผู้ให้บริการต้องบริหารและจัดการส่วนนี้ให้คุณครับ
6. ราคา
อันนี้เป็นปัจจัยที่หลายๆคนมักจะให้ความสำคัญแน่นอนเพราะมันคือเรื่องเงินๆทองๆ ถ้าแพงไปมันก็ไม่คุ้มค่าลงทุน หรือถ้าถูกไปก็ต้องประกอบกับฟังก์ชั่นการทำงานหรือสิ่งที่เราได้รับว่าเพียงพอต่อการบริหารงานของคุณหรือไม่ครับ โดยหลักการทั่วไปคือการเปรียบเทียบกับผู้ให้บริการหลายๆราย และเทียบเคียงความเหมาะสมกับธุรกิจของคุณครับ
7. การพัฒนาต่อยอดและการปรับปรุงที่ยืดหยุ่น
อย่าคิดว่าซื้อโปรแกรมแล้วก็คือจบครับ ทุกๆวันนี้ธุรกิจคู่แข่ง มีการแข่งขันที่สูงมากครับ ดังนั้นอะไรที่ช่วยให้บริหารงานได้อย่างดีและดีกว่าเป็นสิ่งสำคัญที่ควรลงทุน เพราะดูอย่างธุรกิจหลายๆอย่างในปัจจุบันนั้นเริ่มมีการปิดตัวไปเพราะโลกที่เปลี่ยนไปจากการใช้งาน Internet มากมาย ดังนั้นหากคุณเป็นคนที่มองว่าเราควรปรับตัวและปรับปรุงให้ดีขึ้น ผู้ให้บริการที่เราใช้บริการก็ต้องมองว่าเค้าสามารถปรับตัว และ พัฒนาต่อยอดให้เราได้ในสิ่งที่ต้องการหรือไม่ครับ เพื่อแข่งขันในตลาดได้อย่างทันคู่แข่ง
8. บุคคลากร หรือ คนใช้งานโปรแกรม
มองง่ายๆว่าใครใช้ระบบ จำเป็นครับที่ต้องให้ความรู้กับพนักงานหรือผู้ใช้งานระบบ เพื่อให้เค้ามองภาพออกว่าทำไมเราต้องใช้งานโปรแกรมเข้ามาจัดการบริหารงานธุรกิจ และถ้าเป็นไปได้ควรสร้างแรงบันดาลใจให้กับพนักงานเพื่อให้เค้ารู้สึกว่าเมื่อเค้าใช้ระบบแล้วเค้าจะทำงานได้ดีขึ้น ดังนั้นธุรกิจก็จะดีขึ้น คุณก็จะดีขึ้นตามธุรกิจนั้นเอง
แน่นอนครับทั้งหมดทั้ง 8 ข้อเป็นเพียงปัจจัยหลักๆ ส่วนนึงเท่านั้น หวังว่าจะช่วยให้ทุกๆคนเข้าใจและเห็นภาพรวมของการที่เราจะเลือกใช้บริหารระบบ หรือ โปรแกรมบริหารจัดการธุรกิจของคุณครับ
Livingbooker